Antes de renovar o contrato de licenças do Protheus, quase toda empresa faz a mesma pergunta: quantas licenças a gente realmente usa? A resposta costuma sair de cabeça, ou da lista de usuários cadastrados. Os dois caminhos levam ao erro, porque o número que importa não é quantas pessoas têm login. É quantas licenças ficam ocupadas ao mesmo tempo.
O que a licença mede de verdade
O License Server da TOTVS trabalha com licenças concorrentes, ou seja, o que conta é o uso simultâneo. Segundo a Central de Atendimento da TOTVS, o histórico de consumo compara as licenças disponíveis com os picos de uso. Isso muda a conversa: cem usuários cadastrados não significam cem licenças ocupadas, e um contrato pode estar sobrando ou faltando sem que ninguém perceba olhando só a lista de logins.
Como descobrir o uso real
A TOTVS descreve o caminho no artigo sobre histórico de consumo de licenças, publicado em 10/10/2024 e válido para todas as versões: acesse o servidor onde o License Server foi instalado, abra o Totvs License Server Monitor e entre na aba "Histórico de Consumo". Ela traz três visões.
- Licenças concorrentes: o histórico de uso simultâneo da licença selecionada, comparando o que está disponível com os picos.
- Conexões: a relação entre licenças utilizadas e licenças negadas.
- Usuários: as conexões, com a licença usada, a rotina acessada e o tempo de uso.
Os dados podem ser exportados em CSV. O período disponível depende do que o ambiente foi programado para guardar, então vale conferir quanto histórico existe antes de tirar qualquer conclusão. Em ambiente Cloud, o monitor é aberto pelo portal TCLOUD, na área do ambiente Protheus.
Por que o contrato costuma crescer mais que a equipe
Esta parte vem da experiência de consultoria, não de uma fonte oficial, e vale como hipótese para você checar na sua base. Na prática, o contrato cresce por alguns motivos que se repetem.
- A compra é dimensionada para o pior dia, como um fechamento, e o pico raro vira a regra do contrato inteiro.
- Cada projeto novo acrescenta módulos e usuários, e quando o projeto termina ninguém desfaz o que sobrou.
- Quem sai da empresa continua com usuário ativo, e a lista de cadastros engorda sem relação com o uso.
- O processo muda, parte do trabalho passa para outra área ou outra ferramenta, e o contrato não acompanha.
- A renovação acontece no prazo, com a mesma configuração do ano anterior, sem uma revisão com dados.
O que revisar antes de renovar
- Levante os picos do período. Pegue o maior uso simultâneo de cada licença e compare com o que está contratado.
- Olhe as conexões negadas. Se existem, em algum momento faltou licença. Se não existem e o pico fica longe do total, pode haver folga.
- Cruze usuário e rotina. A visão de usuários mostra quem usa o quê e por quanto tempo. Quem tem acesso e nunca aparece merece uma conversa.
- Limpe os cadastros. Bloqueie usuários de quem já saiu e revise perfis que não fazem mais sentido.
- Confira o tipo de licença no contrato. Valide com a TOTVS ou com o seu parceiro o que cada licença cobre, antes de decidir mudar qualquer quantidade.
- Use um período representativo. Inclua fechamento de mês e os momentos de maior carga. Reduzir licença com base em uma semana tranquila é o erro mais caro dessa conta.
O ponto para quem decide
Renovar no automático pode custar mais que o necessário. Cortar sem dado pode parar a operação num dia de pico. Entre os dois extremos há um relatório que o próprio sistema já gera, e é ele que deve embasar a negociação.
Se você quer ajuda para ler esses números e preparar a conversa com a TOTVS antes da renovação, fale com a ELR Solutions pela página de contato.